Privacyverklaring

Wie we zijn

Seratify wordt beheerd door Serat Media, Titaniumweg 498, 2401 ML Alphen aan den Rijn, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 97857327. Met "we" en "ons" bedoelen we in deze verklaring Serat Media.

Vragen over privacy stuur je naar info@seratmedia.com. We antwoorden binnen een maand.

Twee rollen: je account en de formulieren die je invult

Voor mensen met een Seratify-account bepalen wij wat er met de accountgegevens gebeurt. Voor die gegevens zijn wij dus de verwerkingsverantwoordelijke volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Vul je een formulier in, dan bepaalt de organisatie die het formulier heeft gepubliceerd wat ze vraagt en wat ze met je antwoorden doet. Die organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke. Wij slaan de antwoorden op en verwerken ze in haar opdracht, als verwerker, op basis van een verwerkersovereenkomst. Heb je vragen over je antwoorden, stel ze dan eerst aan die organisatie. Wij helpen haar bij het beantwoorden.

Wat we opslaan als je een account hebt

• Je naam, je e-mailadres en de taal die je voor de interface hebt gekozen.
• Je wachtwoord, alleen opgeslagen als onomkeerbare hash (scrypt). Wij kunnen het niet lezen.
• Je inlogsessies: wanneer ze zijn gestart en wanneer ze verlopen, het IP-adres en de browser waarmee is ingelogd. Hiermee houden we je account veilig.
• Je werkruimte, de leden en hun rollen, je formulieren en de afbeeldingen die je uploadt. Bij het uploaden halen we locatie- en cameragegevens uit de afbeeldingen.
• De datum waarop je onze voorwaarden hebt geaccepteerd, zodat we kunnen aantonen dat je dat hebt gedaan.

Wat we opslaan als je een formulier invult

• Je antwoorden, precies zoals je ze hebt verstuurd, en het tijdstip waarop je ze hebt verstuurd.
• Mag het formulier maar één keer per apparaat worden ingevuld, dan een willekeurige code in een cookie op je apparaat. Daarvan slaan we alleen een onomkeerbare hash op, gecombineerd met het formulier. Zo is de code niet naar jou te herleiden en niet te gebruiken om je over verschillende formulieren heen te volgen.
• Mag het formulier maar één keer per e-mailadres worden ingevuld, dan een onomkeerbare hash van dat e-mailadres, ook weer gecombineerd met het formulier.

We slaan je IP-adres niet op bij je antwoorden. We gebruiken het alleen even, in het werkgeheugen, om geautomatiseerde massale inzendingen tegen te houden.

Waarvoor we de gegevens gebruiken, en op welke grondslag

• Om je account en de dienst waarvoor je je hebt aangemeld te leveren: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, sub b AVG).
• Om Seratify veilig te houden en misbruik te voorkomen, bijvoorbeeld met sessiegegevens, limieten op het aantal verzoeken en het opschorten van accounts die onze gebruiksvoorwaarden overtreden: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst (artikel 6, lid 1, sub f AVG).
• Om e-mail te sturen waar je om hebt gevraagd: meldingen van nieuwe antwoorden aan de eigenaren van formulieren, en een kopie van hun antwoorden aan invullers als het formulier dat aanbiedt. Voor accounthouders hoort dit bij de uitvoering van de overeenkomst. Voor invullers is het een verwerking in opdracht van de organisatie.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het beantwoorden van rechtmatige verzoeken van overheidsinstanties (artikel 6, lid 1, sub c AVG).

We gebruiken je gegevens niet voor advertenties, we verkopen ze niet, we maken geen profielen van je en we nemen geen geautomatiseerde besluiten over je.

Wie de gegevens nog meer verwerkt

We werken met een klein aantal leveranciers. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst, en elk van hen slaat de gegevens op in de Europese Unie.

• Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Germany): servers, opslag en back-ups.
• Mailjet SAS (Paris, France): bezorgt de e-mail die Seratify verstuurt.

We geven nooit gegevens door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. Lettertypen komen van onze eigen servers, dus je browser maakt geen contact met Google of andere lettertypediensten. Seratify bevat geen trackers voor statistieken, advertenties of sociale media.

Hoe lang we de gegevens bewaren

• Accountgegevens: tot je je account verwijdert. Dat kun je zelf doen in je accountinstellingen.
• Inlogsessies: deze verlopen als ze 7 dagen niet zijn gebruikt.
• Formulieren en antwoorden: tot de eigenaar van het formulier ze verwijdert of zijn account verwijdert.
• Serverlogs: beperkt in omvang en steeds opnieuw overschreven. Hierin staan technische fouten, zoals een e-mailadres dat niet bereikbaar was, maar nooit je antwoorden.
• Back-ups: dagelijks gemaakt en 30 dagen bewaard. Gegevens die je verwijdert, verdwijnen binnen 30 dagen ook uit de back-ups.

Hoe we de gegevens beveiligen

Al het verkeer is versleuteld met HTTPS. Wachtwoorden slaan we op als hash. De servers zitten achter een firewall, krijgen automatisch beveiligingsupdates en zijn voor onderhoud alleen bereikbaar met sleutels, niet met wachtwoorden. Alleen de mensen die de dienst beheren, hebben toegang tot de gegevens in het live systeem.

Je rechten

Je kunt ons vragen om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, om het gebruik ervan te beperken of er bezwaar tegen te maken, en om ze in een overdraagbaar formaat te ontvangen. Als accounthouder kun je je gegevens zelf downloaden en je account zelf verwijderen in je accountinstellingen.

Voor al het andere stuur je een e-mail naar info@seratmedia.com. We kunnen je vragen te bevestigen wie je bent. Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan kun je een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), of bij de toezichthouder in het land waar je woont.

Cookies

Seratify gebruikt alleen de cookies die nodig zijn om te werken. Je vindt ze in ons cookiebeleid.

Kinderen

Je moet minstens 16 jaar oud zijn om een account aan te maken. Formulieren kunnen worden ingevuld door iedereen die de organisatie uitnodigt. Vraagt een organisatie kinderen om gegevens, dan moet die organisatie zelf zorgen voor toestemming van een ouder of voogd als de wet dat vereist.

Wijzigingen in deze verklaring

Wijzigen we deze verklaring op een belangrijk punt, dan laten we accounthouders de nieuwe versie zien zodra ze weer inloggen, en passen we de datum bovenaan aan.